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RGPD: Identificación y DNI en actos administrativos

Consulta sobre la identificación en diferentes actos administrativos.

En la Agencia Española de Protección de Datos, la Autoridad Catalana de Protección de Datos, la Agencia Vasca de Protección de Datos y el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía se han recibido múltiples consultas sobre la aplicación de lo establecido en el primer párrafo del apartado primero de la disposición adicional séptima “Identificación de los interesados en las notificaciones por medio de anuncios y publicaciones de actos administrativos” de la LOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de los Derechos Digitales.

Esto ha hecho que esas autoridades propongan una orientación para la aplicación provisional de garantías de protección de la divulgación del documento nacional de identidad (DNI), número de identidad de extranjero (NIE), pasaporte o documento equivalente de los interesados.

Para ello, han seleccionado aleatoriamente el grupo de cuatro cifras numéricas (4) que se van a publicar para la identificación de los interesados en las publicaciones de actos administrativos. El procedimiento para la determinación de forma aleatoria de las cuatro cifras numéricas a publicar del código de identificación de un interesado se realizó mediante el proceso de selección aleatoria, en una bolsa opaca, de una bola de entre cinco bolas numeradas del 1 al 5, realizado el 27 de febrero de 2019 en la AEPD.

La bola resultante fue la número 4; por lo tanto, la publicación de DNI, NIE, pasaporte o documento equivalente podrá realizarse de la siguiente forma:

Dado un DNI con formato 12345678X, se publicarán los dígitos que en el formato que ocupen las posiciones cuarta, quinta, sexta y séptima. En el ejemplo: ***4567**.
Dado un NIE con formato L1234567X, se publicarán los dígitos que en el formato ocupen las posiciones (evitando el primer carácter alfabético) cuarta, quinta, sexta y séptima. En el ejemplo: ****4567*.
Dado un pasaporte con formato ABC123456, al tener sólo seis cifras, se publicarán los dígitos que en el formato ocupen las posiciones (evitando los tres caracteres alfabéticos) tercera, cuarta, quinta y sexta. En el ejemplo:
*****3456.
Dado otro tipo de identificación, siempre que esa identificación contenga al menos 7 dígitos numéricos, se numerarán dichos dígitos de izquierda a derecha, evitando todos los caracteres alfabéticos, y se seguirá el procedimiento de publicar aquellos caracteres numéricos que ocupen las posiciones cuarta, quinta, sexta y séptima. Por ejemplo, en el caso de una identificación como: XY12345678AB, la publicación sería: *****4567***
Si ese tipo de identificación es distinto de un pasaporte y tiene menos de 7 dígitos numéricos, se numerarán todos los caracteres, alfabéticos incluidos, con el mismo procedimiento anterior y se seleccionarán aquellos que ocupen las cuatro últimas posiciones. Por ejemplo, en el caso de una identificación como: ABCD123XY, la publicación sería: *****23XY.

Los caracteres alfabéticos, y aquellos numéricos no seleccionados para su publicación, se sustituirán por un asterisco * por cada posición.

El criterio provisional propuesto por las autoridades pretende, así mismo, tratar de evitar que la adopción de fórmulas distintas en aplicación de la citada disposición pueda dar lugar a la publicación de cifras numéricas de los documentos identificativos en posiciones distintas en cada caso, posibilitando la recomposición íntegra de dichos documentos.

Por ello, recomiendan que la fórmula propuesta sea aplicada de forma generalizada hasta el momento en el que los órganos de gobierno y las administraciones públicas competentes aprueben disposiciones para la aplicación de la mencionada Disposición Adicional séptima.

Deberemos estar atentos entonces, no vaya a ser que las disposiciones futuras vayan contra este criterio y entonces se posibilite la recomposición íntegra de esos documentos.

Este post RGPD: Identificación y DNI en actos administrativos apareció originalmente en SIQURË Safety & Security.